Alle Jahre wieder stellt sich für Unternehmer die Frage ob und in welchem Ausmaß Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden steuerlich abzugsfähig sind. Der Geschenksempfänger ist wesentlich weil für Mitarbeiter und Kunden unterschiedliche steuerliche Regelungen zu beachten sind.
Mitarbeiter:
Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind grundsätzlich als Sachbezüge lohnsteuerpflichtig. Ausgenommen davon sind jedoch Geschenke bis maximal EUR 186,- pro Mitarbeiter wie zB Weihnachtsgeschenke oder Betriebsausflüge – diese sind lohnsteuerfrei. Geschenke für Dienstjubiläen zählen hier jedoch nicht dazu.
Zudem trifft die Steuerfreiheit nur für Sachzuwendungen zu und nicht für Geldzuwendungen. Diese sind immer steuerpflichtig wobei zu beachten ist, dass Gutscheine und zB Golddukaten als Sachzuwendung gelten.
Eine weitere Voraussetzung für die Lohnsteuerfreiheit der Sachzuwendung ist, dass diese nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines Mitarbeiters haben darf (zB wegen besonders guter Arbeitsleistung, aus Anlass des Geburtstags, der Eheschließung, etc.). Es muss sich bei der Zuwendung um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus bestimmten Anlass handeln (zB Weihnachten, Ostern, Betriebsauflug, etc).
Von den Sachzuwendungen zu unterscheiden sind die Kosten für die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung wie zB Weihnachtsfeier. Der geldwerte Vorteil (zB Verpflegung, musikalische Darbietungen, etc.) aus der kostenlosen Teilnahme dieser Feier ist bis zu EUR 365,- pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei. Geldwerte Vorteile aus andern Betriebsveranstaltungen wie zB Firmenskiausflüge sind mitzurechnen.
Seitens des Unternehmens können Geschenke als steuermindernde Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Es sei auch noch kurz darauf hingewiesen, dass Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten.
Kunden:
Weihnachtsgeschenke an Kunden und Geschäftspartner jedoch sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar sondern so genannte nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen.
Kundengeschenke die aus Gründen der Werbung überlassen werden sind davon jedoch ausgenommen und sehr wohl als Betriebsausgabe abzugsfähig. Dazu ist jedoch Voraussetzung, dass das Geschenk dazu geeignet ist, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist bei Gegenständen dann der Fall wenn sie zB mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.
Auch Kundengeschenke unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, ausgenommen davon sind nur Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Dieser ist bis EUR 40.- (netto) anzunehmen wobei die an einen Empfänger pro Jahr ausgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass “echte” Weihnachtsgeschenke, also keine Werbeartikel bzw. Warenproben, für Kunden weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von EUR 40,- überschritten wird.